Een evenement organiseren: waarom zou je dat doen?

Posted on 27 februari, 2019

Eindelijk weer eens een echt businessblog. Een how-to over events. Want: Waarom zou je een evenement organiseren?

Evenementen organiseren kost veel tijd, geld en energie

Je moet een locatie reserveren (en betalen), je moet uitnodigingen versturen en die verwerken. En het rendement is van tevoren onduidelijk. Dus waarom zou in ‘s hemelsnaam al die moeite doen?

En worden we niet overspoeld met evenementen? Spoiler alert: ja, dat worden we. Dus zorg dat jij het anders aanpakt.

Definieer je rendement

Stel, je gaat een evenement organiseren. Welk rendement wil je er dan uit halen?

Het antwoord zal voor veel mensen zijn: contacten waar ik omzet uit kan halen. Want als je tijdens zo’n evenement klanten kunt interesseren voor je dienst of product en je maakt er een paar sales mee, is dat natuurlijk mooi. Nou vind ik het persoonlijk wat kortzichtig om alleen op omzet te sturen. Een evenement is ook een goed moment om de liefde tussen je klant en jouw merk of medewerkers weer te doen opvlammen. Of bestendigen. Of iets dat je eigen medewerkers leuk vinden. Een evenement als motivatietool.

Rendement kan zijn: de genodigden gaan onderling netwerken

Tien januari organiseerde ik een evenement (petit diner) waar ik het onderling netwerken faciliteerde. Mijn relaties werden er blij van. Ze kregen de kans om de geïnvesteerde uren om te zetten in waardevolle zakelijke contacten. Als genodigden business halen uit jouw evenement dan lijkt het op het eerste gezicht alsof jij er niet zo veel aan hebt, maar op de lange termijn is dat wel degelijk het geval. Ik weet namelijk zeker dat mijn gasten, als zich kansen voordoen, aan mij zullen denken. Sterker nog, er zijn al twee interessante contacten aangedragen.

Definieer dus je rendement breder: verspreid een goed gevoel, en geef je gasten de ruimte om deals te kunnen maken op jouw evenement. Zij zijn blij, en jij hebt ambassadeurs gecreëerd.

Drie voorbeelden van wat jouw evenement níet moet zijn:

1.     Een bijeenkomst waar ‘klieken’ aanwezig zijn. mensen die elkaar al jaren kennen, en waarbij “vreemden” zich niet comfortabel voelen omdat ze niet heel hartelijke welkom worden geheten en direct geïntroduceerd in de aanwezige kliek.

2.     Een bijeenkomst waar héél veel tijd is voor sprekers, maar niet voor netwerken.

3.     Een evenement dat veel tijd kost omdat het onhandig gepland is bijvoorbeeld van 14.00 – 17.00 ’s middags. Het kost een halve werkdag en daarna sta je in de file.

De beste evenementen qua tijd zijn ontbijtsessies of vermijd-de-filesessies

Dus vroeg in de ochtend of laat in de middag. Denk in het tweede geval aan 16.00-18.30. Je gasten kunnen na de file naar huis en krijgen uiteraard iets te eten. Ze missen weinig werkuren en kunnen ook nog bijtijds thuis zijn om van de kinderen te genieten. Qua programma kies je een activiteit die interactie stimuleert. Zorg dat ontvangst en catering uitbesteed zijn. Het evenement dat ik organiseerde vond plaats in een private dining restaurant, waar erg goed voor mij en mijn gasten gezorgd werd. Het enige dat ik hoefde te doen, was zorgen dat de gasten het naar hun zin hadden.

Mijn evenement was bedoeld om het DOEL tijdperk af te sluiten

2019 staat namelijk in het teken van de nieuwe onderneming waar ik me bij aan gaan sluiten (als investeerder of als medewerker). Een onderneming die een concrete oplossing voor een klimaatprobleem heeft (minder vlees, meer bomen, geboortebeperking, vrouwenrechten etc). Ik ben nog niet concreet dus tips en contacten zijn van harte welkom!

Het was erg fijn om de DOEL-trajecten, die ik met veel plezier heb gecoached, op deze manier te kunnen afsluiten. Enkele van mijn deelnemers verrasten mij met speeches en zang, en deelnemer Marline schreef een gedicht voor me. Ben je benieuwd hoe zij het DOEL-programma ervaren heeft, lees het dan hier.