Een evenement organiseren: waarom zou je dat doen?

Posted on 27 februari, 2019

Sinds enige tijd schrijf ik meer over marketing. Als echt salespersoon zwoor ik vroeger bij koude acquisitie: hard werken, jezelf testen en niet dat softe gedoe achter een laptop waar (online)marketeers in grossieren, maar sinds een paar jaar ben ik om. Marketing is geweldig. Mits goed uitgevoerd natuurlijk. Een onderbelichte vorm van marketing is het organiseren van een event. Het wordt wel gedaan maar niet altijd even effectief. Allereerst de nadelen.

Evenementen organiseren kost tijd, geld en energie

Je moet een locatie reserveren (en betalen), je moet uitnodigingen versturen en die verwerken. En het rendement is van tevoren onduidelijk. Dus waarom zou in ‘s hemelsnaam al die moeite doen? En worden we niet overspoeld met evenementen? Spoiler alert: ja, dat worden we. Dus zorg dat jij het anders aanpakt.

Definieer je rendement

Stel, je gaat een evenement organiseren. Welk rendement wil je er dan uit halen?

Het antwoord zal voor veel mensen zijn: contacten waar ik op termijn omzet uit kan halen. Als je tijdens jouw evenement klanten kunt interesseren voor je dienst of product en je creëert een paar samenwerkingen met hen, is dat natuurlijk mooi. Nou vind ik het persoonlijk wat kortzichtig om alleen op omzet te sturen. Een evenement is ook een goed moment om de liefde tussen je klant en jouw merk of medewerkers weer te doen opvlammen. Of bestendigen. Of iets dat je eigen medewerkers leuk vinden. Een evenement als motivatietool.

Rendement kan zijn: de genodigden gaan onderling netwerken

Tien januari organiseerde ik een evenement (petit diner) waar ik het onderling netwerken faciliteerde. Mijn relaties werden er blij van. Ze kregen de kans om de geïnvesteerde uren om te zetten in waardevolle zakelijke contacten. Als genodigden business halen uit jóuw evenement dan lijkt het op het eerste gezicht alsof jij er niet zo veel aan hebt, maar op de lange termijn is dat wel degelijk het geval. Ik weet namelijk zeker dat mijn gasten, als ze horen over een bedrijf dat commercieel gezien niet zo best draait, aan mij zullen denken. Sterker nog, er zijn al twee interessante contacten aangedragen.

Definieer dus je rendement breder: verspreid een goed gevoel, en geef je gasten de ruimte om deals te kunnen maken op jouw evenement. Zij zijn blij, en jij hebt ambassadeurs.

Drie voorbeelden van hoe het niet moet:

1.     Een bijeenkomst waar ‘klieken’ aanwezig zijn. mensen die elkaar al jaren kennen, en waarbij “vreemden” zich niet comfortabel voelen omdat ze niet heel hartelijke welkom worden geheten en direct geïntroduceerd in de aanwezige kliek.

2.     Een bijeenkomst waar héél veel tijd is voor sprekers, maar niet voor netwerken.

3.     Een evenement dat veel tijd kost omdat het onhandig gepland is bijvoorbeeld van 14.00 – 17.00 ’s middags. Het kost een halve werkdag en daarna sta je in de file. 

De beste evenementen qua tijd zijn ontbijtsessies of vermijd-de-filesessies

Dus vroeg in de ochtend of laat in de middag. Denk in het tweede geval aan 16.00-18.30. Je gasten kunnen na de file naar huis en krijgen uiteraard iets te eten. Ze missen weinig werkuren en kunnen ook nog bijtijds thuis zijn om van de kinderen te genieten. Qua programma kies je een activiteit die interactie stimuleert. Zorg dat ontvangst en catering uitbesteed zijn. Het evenement dat ik organiseerde vond plaats in een private dining restaurant, waar erg goed voor mij en mijn gasten gezorgd werd. Het enige dat ik hoefde te doen, was zorgen dat de gasten het naar hun zin hadden.

Mijn evenement was ook bedoeld om een tijdperk af te sluiten

… en dat is fijn. Want je gasten weten meteen waar je mee stopt en waar je mee begint of verder gaat. Mijn focus op het commercieel beter laten renderen van techbedrijven met 10-100 medewerkers, kon ik ze meteen vertellen. Reuze handig. En zoals ik al zei: meteen twee nuttige contacten. Leve het evenement. Mag ik op jouw volgende evenement komen (spreken)?