Je hebt je acquisitiegesprek succesvol afgesloten. Yes! Nu wordt je gevraagd een offerte te overhandigen. Een whopping 86% van alle ingediende offertes leidt echter niet tot een opdracht!
Hoe zorg je er nou voor dat jouw offerte bij de andere 14% terecht komt?
Onderdelen
Een goede offerte bestaat uit een vaste set onderdelen (niet geheel toevalligerwijs zijn dit dezelfde onderdelen als waar een goed acquisitiegesprek aan voldoet):
1. Inleiding.
Natuurlijk moet uit de inleiding blijken waar de offerte over gaat, maar vergeet niet te beginnen, net als 'in het echt' ;-), met een aardige opmerking over de laatste ontmoeting tussen jou en je klant. Refereer bijvoorbeeld aan een leuk gesprek, een prettige samenwerking tot nu toe, de leuke rondleiding die je hebt ontvangen door het bedrijf van de ander, etc.
2. Een samenvatting van de behoeften van je klant
Hierin laat je zien dat je goed geluisterd hebt naar de ander en snapt en ziet wat de ander nodig heeft. Tip: probeer je de exacte taal of het taalgebruik van je klant te herinneren en gebruik deze. Dan weet de klant dat je vanuit hem of haar denkt.
3. De reden waarom je de offerte schrijft: “Daarom bied ik jou aan...”
Je omschrijft je aanbod zó, dat deze teruggrijpt op de eerdergenoemde behoeften. Refereer ook hier aan eerdere opmerkingen van de klant: “u vertelde mij in ons gesprek dat ...” en geef een voorbeeld van hoe jouw eigenschappen of de eigenschappen van jouw dienst aansluiten op deze wens.
4. Investering
Natuurlijk moet je in je offerte ook je tarief of prijs noemen. Maar vestig hier geen extra aandacht op in de opmaak door aparte kaders, lettertypes, dikgedrukt etc. Tip: noem het “uw investering” in plaats van “tarief”. De klant weet als het goed is al wat de prijs is of heeft een globale indruk. Dus de offerte zou niet moeten zorgen voor het schrikeffect.
5. Generieke voordelen
Na de prijs, wil je de klant weer terugbrengen met zijn hoofd bij wat jij kunt bieden. Dus in deze alinea beschrijf je waarom andere klanten voor jouw dienst hebben gekozen en wat zij waarderen in jouw aanbod.
6. Afsluiting
In de Afsluiting geef je aan dat je de potentiële klant zult bellen naar aanleiding van de offerte. Het beste is het, als je vóórdat de offerte is ingediend al een belafspraak hebt staan met deze persoon. In dat geval zeg je: “Zoals afgesproken bel ik u terug op 8 april om 14.00 om uw reactie te vernemen.”
Nog enkele tips:
- Onderwerp
Veel mensen schrijven: “Betreft: offerte”. Vermijd dit. Schrijf bijvoorbeeld, als je salescoach bent: “Verlegen en toch je eigen sales doen?” Dan ziet de klant meteen wat je belofte is.
- Toon
Tutoyeer of vousvoyeer je nou in een offerte? Tijdens een gesprek is het vaak het beste om iets persoonlijker te zijn, maar houd er rekening dat de offerte ook gelezen kan worden door anderen, die jou niet ontmoet hebben. Daarom is een iets formelere aanhef en een zakelijk-persoonlijke toon handiger.
- Lengte
Probeer je offerte zo kort mogelijk te houden. 2 Á 3 pagina's is een prima lengte. Eventuele extra zaken als technische tekeningen etc. doe je in een bijlage.
- Format
Doe je offerte als bijlage in een e-mail, bij voorkeur als een PDF zodat je opmaak intact blijft, kopieer hem niet als platte tekst in je e-mail.
- Taalgebruik
Let op dat je geen opmerkingen plaatst als “bij geschillen vallen we onder het arrondissement Amsterdam” of “op geschillen voortvloeiend uit deze offerte is Nederlands recht van toepassing” of andere opmerkingen die niet koop-bevorderend werken.
- Vorm
Gebruik voldoende alinea's en geef verschillende onderdelen aan met kopjes, als: “Uw vraag”, “Het aanbod” etc.
Wil jij feedback ontvangen over een offerte die je hebt geschreven? Stuur er eentje naar mij op, onder vermelding van je naam en telefoonnummer. Dan neem ik zo snel mogelijk contact met je op!
